Informativa privacy

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Redatta ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679. CHI TRATTA I TUOI DATI Titolare del trattamento: g.dot media Srl, Via Roma 1 50025 Montespertoli (FI). Puoi scrivere a info@gdotsrl.it o via PEC a pec@cippalippa.pec.it. DUE RUOLI DIVERSI, DA NON CONFONDERE Per i dati del tuo studio e del tuo account siamo noi il titolare del trattamento. Per i dati dei TUOI clienti e fornitori, che inserisci nel programma, il titolare sei tu: noi siamo responsabili del trattamento e agiamo su tua istruzione, secondo l'atto di nomina che accetti al primo accesso. COSA TRATTIAMO E PERCHE' · Account dello studio e accesso Chi riguarda: Titolari e collaboratori dello studio abbonato Quali dati: Nome e cognome, email, password cifrata, ruolo, dati dello studio (ragione sociale, indirizzo, P.IVA, codice fiscale, PEC, telefono) Per farne cosa: Creare e gestire l'account, autenticare gli accessi, applicare i limiti del piano Su quale base: Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) Per quanto tempo: Per tutta la durata dell'abbonamento e 12 mesi dopo la cessazione — Consentire il rientro dell'utente e definire eventuali pendenze. · Anagrafiche di clienti e fornitori dello studio Chi riguarda: Clienti e fornitori dello studio, persone fisiche e giuridiche Quali dati: Denominazione, indirizzo, P.IVA, codice fiscale, email, PEC, telefono, referenti, condizioni di pagamento Per farne cosa: Consentire allo studio di gestire la propria attivita' professionale Su quale base: Trattamento per conto del titolare (lo studio) — art. 28 GDPR Per quanto tempo: Finche' lo studio li mantiene nel programma — La piattaforma tratta questi dati per conto dello studio, che decide. · Fatture, preventivi, contratti e registri contabili Chi riguarda: Clienti e fornitori dello studio Quali dati: Importi, descrizioni delle prestazioni, dati fiscali, allegati, estremi di pagamento, stato SDI Per farne cosa: Emissione e conservazione dei documenti dell'attivita' dello studio Su quale base: Trattamento per conto del titolare + obblighi fiscali a carico dello studio Per quanto tempo: 10 anni dall'ultima registrazione — Obbligo di legge inderogabile: art. 2220 codice civile e art. 39 del D.P.R. 633/1972. Riguarda fatture, registri e documenti contabili. ⚠ Su questi documenti la richiesta di cancellazione NON puo' essere accolta finche' dura l'obbligo: non e' una scelta della piattaforma. · Trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio Chi riguarda: Clienti dello studio Quali dati: Contenuto della fattura elettronica in formato XML FatturaPA Per farne cosa: Adempimento dell'obbligo di fatturazione elettronica Su quale base: Obbligo legale a carico dello studio (art. 6.1.c GDPR) Per quanto tempo: 10 anni dall'ultima registrazione — Obbligo di legge inderogabile: art. 2220 codice civile e art. 39 del D.P.R. 633/1972. Riguarda fatture, registri e documenti contabili. ⚠ Su questi documenti la richiesta di cancellazione NON puo' essere accolta finche' dura l'obbligo: non e' una scelta della piattaforma. · Assistente EvE e report automatici Chi riguarda: Clienti dello studio nominati nelle domande Quali dati: Il testo della domanda, dati aggregati del periodo e — solo per EvE — l'elenco dei clienti delle ultime fatture (massimo dieci nomi) Per farne cosa: Rispondere alle richieste dell'utente e generare report di sintesi Su quale base: Esecuzione del contratto, su attivazione volontaria della funzione Per quanto tempo: Nessuna conservazione presso il destinatario da parte nostra — Il dato viene trasmesso per ottenere una risposta e non archiviato lì da noi. Nota: I report automatici viaggiano ANONIMIZZATI (i nomi sono sostituiti prima dell'invio). EvE, che deve poter nominare il cliente di cui parli, invia al massimo dieci nomi dalle ultime fatture e mai l'intera anagrafica. · Invio di documenti e richiesta di firma Chi riguarda: Destinatari dei documenti (clienti dello studio) Quali dati: Nome, indirizzo email, contenuto del documento, indirizzo IP e browser al momento dell'apertura e della firma, codice di verifica Per farne cosa: Consegnare il documento e raccogliere la firma elettronica con le evidenze che la rendono opponibile Su quale base: Trattamento per conto del titolare; le evidenze rispondono a un legittimo interesse alla prova della firma Per quanto tempo: 10 anni dall'ultima registrazione — Obbligo di legge inderogabile: art. 2220 codice civile e art. 39 del D.P.R. 633/1972. Riguarda fatture, registri e documenti contabili. ⚠ Su questi documenti la richiesta di cancellazione NON puo' essere accolta finche' dura l'obbligo: non e' una scelta della piattaforma. · Verifica delle partite IVA Chi riguarda: Soggetti la cui partita IVA viene verificata Quali dati: La sola partita IVA da controllare Per farne cosa: Compilare l'anagrafica dai dati ufficiali ed evitare errori Su quale base: Esecuzione del contratto, su richiesta esplicita dell'utente Per quanto tempo: Nessuna conservazione presso il destinatario da parte nostra — Il dato viene trasmesso per ottenere una risposta e non archiviato lì da noi. · Sicurezza, registri tecnici e copie di sicurezza Chi riguarda: Utenti della piattaforma Quali dati: Indirizzo IP, data e ora degli accessi, errori applicativi, copie complete degli archivi Per farne cosa: Proteggere il servizio da accessi indebiti, diagnosticare guasti, poter ripristinare i dati dopo un incidente Su quale base: Legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f) e obblighi dell'art. 32 Per quanto tempo: Registri tecnici 12 mesi; copie di sicurezza 14 giorni sul server — Tempo necessario a indagare un incidente e a ripristinare i dati. ⚠ Una cancellazione richiesta si riflette sulle copie di sicurezza quando quelle che la precedono escono dalla rotazione. · Abbonamento e fatturazione del servizio Chi riguarda: Studio abbonato e suo referente Quali dati: Dati di fatturazione, piano scelto, scadenze, importi, esiti dei pagamenti Per farne cosa: Gestire l'abbonamento, emettere le fatture del servizio, incassare Su quale base: Esecuzione del contratto e obblighi fiscali della piattaforma Per quanto tempo: 10 anni dall'ultima registrazione — Obbligo di legge inderogabile: art. 2220 codice civile e art. 39 del D.P.R. 633/1972. Riguarda fatture, registri e documenti contabili. ⚠ Su questi documenti la richiesta di cancellazione NON puo' essere accolta finche' dura l'obbligo: non e' una scelta della piattaforma. Nota: Alla registrazione NON vengono raccolti dati di pagamento: si apre una prova gratuita. Numero di carta e codice di sicurezza non transitano e non sono conservati. A CHI POSSIAMO COMUNICARLI · Fornitore di infrastruttura (server in Germania) (sub-responsabile, Unione Europea): Ospita l'applicazione e gli archivi. · Agenzia delle Entrate — Sistema di Interscambio (titolare autonomo, Italia): Riceve le fatture elettroniche come previsto dalla legge. · Fornitore del servizio di posta elettronica (sub-responsabile, Unione Europea): Recapita le email ai destinatari dei documenti. · Commissione Europea — servizio VIES (titolare autonomo, Unione Europea): Verifica la validita' delle partite IVA. · Fornitore di intelligenza artificiale scelto dallo studio (Google Gemini, OpenAI o Anthropic) (sub-responsabile, Stati Uniti — trasferimento extra-UE): Elabora le richieste all'assistente e i report di sintesi. Solo se attivi la funzione corrispondente. · Fornitore dei servizi di pagamento (titolare autonomo per la parte di pagamento, Unione Europea / Stati Uniti secondo il fornitore): Gestisce gli incassi dell'abbonamento. Solo se attivi la funzione corrispondente. Non vendiamo i tuoi dati e non li cediamo per finalita' pubblicitarie. Non usiamo strumenti di misurazione o profilazione di terze parti: i font e le librerie del programma sono serviti dai nostri stessi server, quindi navigando non contatti nessun altro. TRASFERIMENTI FUORI DALL'UNIONE EUROPEA Se attivi le funzioni di intelligenza artificiale, i dati necessari a rispondere vengono trasmessi al fornitore che hai scelto, con server negli Stati Uniti. I report automatici viaggiano anonimizzati. L'assistente invia al massimo dieci nomi presi dalle ultime fatture, mai l'intera anagrafica. Puoi non attivare la funzione. I TUOI DIRITTI Puoi chiederci l'accesso ai tuoi dati, la loro correzione o cancellazione, la limitazione o l'opposizione al trattamento, e riceverli in un formato leggibile da un altro programma. Puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali se ritieni che qualcosa non vada. Per l'accesso e la portabilita' non devi scrivere a nessuno e non devi aspettare: dal tuo Profilo, alla voce «I miei dati», scarichi in ogni momento una copia di quello che sappiamo di te, in un formato leggibile da un altro programma e in una versione scritta in italiano. Quella copia riguarda TE. Non contiene i clienti, le fatture e i movimenti dello studio: di quelli il titolare e' lo studio, e si esportano dalle funzioni del programma, con i permessi del programma. UN LIMITE CHE DOBBIAMO DIRTI CHIARAMENTE Su fatture, registri e documenti contabili la cancellazione non puo' essere accolta finche' dura l'obbligo di conservazione previsto dalla legge (10 anni: art. 2220 del codice civile e art. 39 del D.P.R. 633/1972). Non e' una nostra scelta e vale anche se chiudi l'account. COSA CANCELLIAMO DA SOLI, SENZA CHE TU LO CHIEDA Queste voci le elimina il programma, da solo, insieme alla copia di sicurezza notturna: · Tracce di apertura e scarico dei documenti condivisi — dopo 12 mesi. Servono allo studio per sapere che il documento e' arrivato; passato un anno non dicono piu' niente a nessuno. Non tocca le tracce dei documenti da FIRMARE: quelle sono la prova di chi ha firmato e da dove, e seguono il documento firmato. · Link di condivisione scaduti — dopo 12 mesi. Un link scaduto non apre piu' niente: resta solo l'indirizzo email di chi lo aveva ricevuto. Restano i link che chiedevano una firma. E queste invece NON le tocchiamo, perche' non sta a noi: · Fatture, registri e documenti contabili — 10 anni. Obbligo di legge inderogabile (art. 2220 c.c., art. 39 D.P.R. 633/1972): non e' una scelta della piattaforma. · Clienti, fornitori e loro documenti — finche' servono allo studio. Sono dati dei clienti dello studio, non nostri: li cancella lo studio, che ne e' il titolare. Questo elenco non e' un testo scritto a parte: e' lo stesso da cui il programma prende i termini quando cancella. Non puo' raccontare una cosa diversa da quella che fa.